Vapaaehtoispankki

Vapaaehtoispankin avulla vapaaehtoistoiminnan parissa työskentelevät voivat jakaa tietoa ja vastuuta, sekä hallinnoida toimintaa kätevästi yhden järjestelmän kautta. Ohjelma sisältää myös tehokkaat viestinnän työkalut.

Vapaaehtoispankki sisältää sekä vapaaehtoisten rekisterin että julkiset nettisivut, joille vapaaehtoistehtävät julkaistaan näkyville. Molemmat työkalut sisältävät pitkälle viedyn oikeuksien hallinnan, jonka avulla rekisterin ja nettisivujen ylläpito on toteutettavissa vapaaehtoisvoimin.

Vapaaehtoispankki kuuluu Katrina-tuoteperheeseen, mutta on kuitenkin täysin oma ohjelmistonsa. Näin ollen Vapaaehtoispankin käyttö ei edellytä muuta Katrina-ohjelmistojen käyttöä.

Vapaaehtoisrekisteri

Rekisteri on aina ajan tasalla ja sinne sisäänkirjautumiseen tarvitset vain internet-yhteyden. Vapaaehtoisrekisterin kautta määritellään uudet vapaaehtoistehtävät tai vaikka tarvittaessa muokataan vapaaehtoisten tietoja. Kohdennettujen viestien lähettäminen vapaaehtoisille käy käden käänteessä sekä sähköpostilla että tekstiviestillä.

Nettisivut

Nettisivut sisältävät automaattisesti tiedot avoinna olevista vapaaehtoistyötehtävistä ja niihin liittyvät ilmoittautumislomakkeet. Ajankohtaisten uutisten ja tiedotteiden lisäksi nettisivuille voidaan lisätä vaikkapa vapaaehtoistyöhön liittyvän Facebook -sivujen uusimmat päivitykset. Nettisivuille kirjoitetut artikkelit voidaan myös viedä automaattisesti Facebookin sivujen uusiksi julkaisuiksi.

REFERENSSIT

Järvenpään ja Tuusulan seurakunnat

Järvenpään ja Tuusulan seurakuntien yhteinen arjenihmeita.fi vapaaehtoissivusto julkistettiin maaliskuun alussa 2014. Arjen ihmeitä -sivusto on toteutettu vapaaehtoispankilla! Sivustolle on koottu seurakuntien omat Vapaaehtoispankit.

Tarja Karhu Järvenpään seurakunnasta kertoo hankinnan taustoista seuraavasti: ”Kuulin Vapaaehtoispankista ensimmäisen kerran esimieheltäni ja osallistuin pian tämän jälkeen Katrina -varausohjelmiston esittelyyn. Vakuutuin M&V Softwaren osaamisesta tässä esittelyssä.” Karhun mukaan työajan säästö on tärkein hyöty, jonka Vapaaehtoispankki käytännön tasolla seurakunnalle tuo. Erilaisten ryhmien muodostaminen ohjelmassa taas nopeuttaa esimerkiksi vapaaehtoisten rekrytointia merkittävästi.

”Saimme hyvissä ajoin kunnollisen perehdytyksen sekä kirjalliset ohjeet helpottamaan käyttöönottoa. Sivustomme testaus- ja viimeistelyvaiheessa saimme tärkeää tukea muutamiin viime hetken muutostoiveisiimme”, kuvailee Karhu Vapaaehtoispankin käyttöönottoa. Julkaisuun liittyen Karhu jatkaa: ”Verkkopalvelu avattiin viime viikolla ja jo nyt se on osoittautunut teknisesti hyvin selkeäksi ja helppokäyttöiseksi. Olemme olleet hyvin tyytyväisiä yksilölliseen ja ystävälliseen palvelutukeen, sekä siihen, että olemme saaneet vastaukset kysymyksiimme aina hyvissä ajoin.”

Järvenpään ja Tuusulan Vapaaehtoispankin ulkoasu muokattiin mainostoimiston suunnitelman mukaisesti. ”Kehitimme sisältöä ja ulkoasua tiiviissä yhteistyössä Tuusulan seurakunnan kanssa. Päätimme järjestää nimikilpailun löytääksemme sopivan ja arvojemme mukaisen nimen yhteiselle verkkopalvelullemme. Arjen ihmeitä -ehdotus palkittiin kilpailun parhaana. Tilasimme visuaalisen suunnittelun mainostoimistolta. Tämän jälkeen M&V Software työsti sivuston loppuun päivässä”, Karhu kehuu.

Tarja Karhun mukaan sivustosta oli tavoitteena tehdä elämänmakuinen, mukaansatempaava, aktiivinen ja pirteä: ”Sellainen, että sitä tekisi mieli mennä katsomaan uudelleen ja uudelleen. Vapaaehtoistoimintamme tavoitteena on kokea yhdessä arjen ihmeitä, joten myös sivuston ulkoasun toivottiin ilmentävän tärkeintä; olla myönteinen ja aidosti välittävä”.

Lopuksi hän tähdentää, että sivujen työstämisen myötä tulleet toiveet muokkauksista toteutettiin nopeasti ja hyvässä yhteistyössä. ”Odotimme innolla aamua, jolloin sivustomme aukeaisi ja lopputulos ylitti omat odotuksemme. Myös ulkoasusta saatu palaute on ollut kauttaaltaan kiittävää”, Tarja Karhu päättää.

Kempeleen seurakunta

Hyvinkään seurakunta

Tampereen seurakuntayhtymä

Haminan seurakunta

Maskun seurakunta

Kirkkonummen seurakuntayhtymä

Nurmijärven seurakunta

Kontiolahden seurakunta

Lisätietoja Vapaaehtoispankin osalta, sähköpostitse janne.porkka@vitecsoftware.com.

Usein kysytyt kysymykset

• Onnistuuko vapaaehtoistyön kutsujen kohdentaminen suoraan sellaisille henkilöille, jotka ovat aiemmin tehneet vastaavia avustustöitä?
  • Kyllä. Vapaaehtoiset liitetään tehtävän mukaiseen kategoriaan ilmoittautumisen yhteydessä. Lähetettävän viestin jakelun voi kohdentaa näihin kategorioihin osallistuneille.

• Poistuuko tehtävä näkyviltä, kun siinä on riittävästi ilmoittautuneita?
  • Kyllä. Kuhunkin vapaaehtoistyön tehtävään määritellään maksimiosallistujamäärä ja jos se on (varasijojaan myöten) täynnä, tehtävä poistuu nettisivuilta automaattisesti.
  • Tehtävälle voi myös määrittää erillisen hakuajan, jonka mukaisesti tehtävä näkyy nettisivuilla. Kun hakuaika loppuu, tehtävä katoaa nettisivuilta automaattisesti.

• Monet vapaaehtoiset toimivat eri työaloilla. Onko ohjelmassa mahdollista näyttää tällaisten vapaaehtoisten tiedot eri työalojen työntekijöille?
  • Kyllä. Esimerkiksi vapaaehtoisten tietoihin pääsy määritellään ohjelmassa käyttöoikeuksien avulla. Vapaaehtoispankin käyttöoikeudet eri työalojen vastaaville määritellään kolmella eri tasolla:
    • 1. taso: Vapaaehtoispankki --> oikeus kaikkien työalojen ja kategorioiden tietoihin
    • 2. taso: Työala --> oikeus vain tietyn työalan tietoihin
    • 3. taso: Kategoria --> oikeus vain tiettyyn työalaan liittyvän kategorian tietoihin

• Ovatko varasijalle ilmoittautuneet nopeasti nähtävissä jos joku vapaaehtoiseksi ilmoittautunut peruu viime hetkellä?
  • Kyllä. Vapautuneesta paikasta lähtee myös automaattinen sähköpostiviesti varasijalla olijalle, että hänen hakemaansa vapaaehtoistehtävään on vapautunut paikka.

• Onko mahdollista saada vapaaehtoistehtävän perustajalle tieto sähköpostiin kaikista vapaaehtoisiksi ilmoittautujista?
  • Kyllä. Automaattinen sähköpostitus on mahdollista tehdä työalojen pääkäyttäjille.

• Onko Vapaaehtoispankista tehtävä rekisteriseloste?
  • Kyllä. Rekisteriseloste on laadittava kaikista henkilörekistereistä. Vapaaehtoispankin tilaajan vastuulla on pitää huoli rekisteriselosteen sisällöstä ja saatavuudesta.