Jyväskylän seurakunta

Ohjelmiston hankintaprosessi

Ennen toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista Jyväskylän seurakunnassa oltiin tilanteessa, jossa henkilöstö soitteli ristiin ja rastiin selvittäen vapaata tilaa tai työntekijää, kenen aikatauluun tehtävän hoitaminen sopisi. Jouko Tokkari kertookin, että heillä oli huutava tarve saada tapahtumat, henkilöt, tilat ja ajankohdat yhdistettyä samaan paikkaan. Kilpailijoihin verrattuna M&V Softwarella oli erottuva, kehittävä ote projektiin: ”Jos tämä versio ei tyydytä, niin muutetaan se toimivaksi”. Tokkari kertoo ihastuneensa yrityksen omaan aktiivisuuteen ottaa asiakkaan kehitysideat ja ajatukset huomioon:

”M&V Softwaren asenne oli kiitettävällä tasolla, ja jopa poikkeuksellista.”

Se, että yritys oli kooltaan kilpailijoita pienempi, ei Tokkaria pelästyttänyt. Hän näki asian pikemminkin etuna: ”Pienet firmat eivät ole pöhöttyneitä omaan hyvyyteensä tai markkinajohtajuuteensa”. Ketteryys ja palveluherkkyys olivat palveluntarjoajan valinnassa ratkaisevia ominaisuuksia.

Vaikuttavia tekijöitä olivat myös paikallisuus sekä hinnoittelu. Seurakunnalle tärkeintä on palvelun tarjoavan yrityksen kotimaisuus sekä se, että palvelimet sijaitsevat Suomessa. Täten ohjelmistossa oleva tieto ei liiku missään vaiheessa Suomen rajojen ulkopuolella. Hinnoittelussa Tokkarin mielestä on ollut erinomaista se, että tuotteiden hinnat ja laskutus on ollut aina selkeää. Ohjelmistolle ei ole missään vaiheessa tullut mitään yllättäviä kuluja, joista asiakas ei ole etukäteen tietoinen.

Ohjelmiston käyttöönotto ei tapahdu itsestään

Tokkari kertoo, että Katrinan jalkauttaminen työyhteisöön ei tapahtunut itsestään. Käyttöönotoissa on usein se ongelma, että kun ohjelmaa ei osata käyttää riittävän hyvin, niin innostus loppuu, ennen kuin ohjelman käyttö ennättää muodostua rutiiniksi. Tässä kohtaa sisäisen tuen ja koulutusten rooli on merkittävä. Pääkäyttäjien koulutukset sekä keskinäiset palaverit pitävät tätä puolta myös kunnossa, ja ohjelmiston kanssa ollaan ajan hermolla.

Käyttöönoton yhteydessä vaaditaan myös jämäkkyyttä johtamisessa. Jyväskylän seurakunnan kohdalla päätös, että kaikki käyttävät Katrinaa aina, johti siihen, että se tänä päivänä toimii niin hyvin ja laajasti heidän käytössään. Ilman johdonmukaista ja selkeää käyttöönottopäätöstä jää ohjelmiston käyttö puolitiehen, eivätkä hyödyt tule esille.

”Kun homma saatiin lopulta toimimaan, niin kyllä henkilöstö oli tyytyväinen, että se jatkuva soittelu loppui. Ohjelmiston kautta tiedettiin nyt mitä missäkin tapahtui – ja se helpotti kaikkien työskentelyä.”

Käyttöönotossa edettiin käytännössä niin, että syksyn 2003 aikana valmistauduttiin tuomalla toiminnasta kaikki tiedot järjestelmään ja keväällä 2004 tehtiin varsinainen käyttöönotto. Tuosta lähtien kaikki on toiminut hyvin. Tähän päivään asti.

Toimintavarma ja helppokäyttöinen ohjelmisto

Katrina-ohjelmistojen tuotteet ovat Tokkarin mukaan aina selkeitä käyttää. Toimintalogiikka on koko tuoteperheen osalta samankaltainen, joten lisäosien käyttöönotto helppoa. Ohjelman visuaalinen ilme on aiheuttanut aiemmin henkilöstön keskuudessa närää, mutta vuoden 2013 loppupuolella käyttöönotettu uusi Katrina 3 on tämänkin asian korjannut.

Ohjelmiston kehityksen myötä toiminnallisuudet muuttuvat ajoittain hieman. Tokkari näkee päivitysten mukanaan tuomat kehityskohdat ennen kaikkea koulutuksellisina asioina. Muutokset ovat vanhalle käyttäjälle nopeasti omaksuttavissa. Monessa muussa ohjelmistoprojektissa on Tokkarin mukaan muutokset olleet suurempia, eivätkä aina edes ohjelmiston toiminnan kannalta positiiviseen suuntaan.

Jyväskylän seurakunta on vuosien varrella laajentanut yhteistyötä M&V Softwaren kanssa. He ovat monen vuoden kokemuksella nähneet toimittajan toimitusvarmuuden.

”Vuosien aikana ei ole ollut kuin yksi tai kaksi kertaa, jolloin on ollut pieni katkos ohjelmistojen toiminnassa.”

Toimintavarmuus on Tokkarin mukaan Katrinan kaltaisen järjestelmän kanssa erittäin tärkeä asia. Käytännössä kaikki tieto seurakunnan päivärutiineista on ohjelmistossa. Katrinan ja M&V Softwaren kanssa toimiessa voidaan Tokkarin mukaan olla varmoja, että homma toimii. Tokkari kehuukin, että M&V Software on yhteistyökumppaneiden osalta yksi harvinaisuuksista.

”Ohjelmisto on toiminut aina erinomaisesti. Se, että minkä värinen ohjelmiston ilme on, on taas makuasia. Ohjelmiston käytettävyys ja palvelutuki on hyvällä tasolla.”

Kumppanuus M&V Softwaren kanssa

Jyväskylän seurakunta on ollut myös aktiivisesti kehittämässä Katrinan lisäominaisuuksia. Tokkari on työskennellyt puolet työurastaan viestinnän parissa ja mainitsee seurakunnissa näkyneen ongelman, ettei omia tarpeita osata tuoda esille. Ohjelmiston kehittämisen ja sitä kautta asiakkaan tyytyväisyyden kannalta tämä on avainkysymys.

Tokkari tähdentää haastattelussa näkevänsä tulevaisuudessa seurakunnan ja ohjelmistotoimittajan välisen yhteistoiminnan syventämisen tärkeänä. Seurakuntien koot kasvavat yhdistymisten kautta, ja sikäli työkalujen tarve ja rooli tulee jatkossa entistä tärkeämmäksi.

Hän kertoo myös arvostavansa sitä, että M&V Software käy edelleen asiakkaan kanssa aktiivista keskustelua. Ohjelmistojen kehittämisen kannalta tämä on Tokkarin näkemyksen mukaan oikea tapa. Toiminta M&V Softwaren kanssa on aina ollut vilpitöntä.

”Koskaan ei ole tullut sellainen tunne, että kun tuotteen on hankkinut, niin myyjää ei sen jälkeen näy missään.”

Tokkari kertoo, että asiakkaan puolelta tulleet kehitysehdotukset menevät napakasti perille. Kaikkea ei pidä tehdä tietenkään heti, mutta kun tarve ominaisuudelle on selkeä ja se tulee useammalta seurakunnalla, tulee se myös päivityksenä ohjelmistoon. Tokkari kehuu myös, että viestintä tulevista ominaisuuksista tavoittaa asiakkaan.