Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan historiassa on ollut vuosien varrella käytössä monenlaisia seurakunnan hallintorakenteita. Seurakuntatalouteen on myös liittynyt seurakuntia eri ajankohtina. Yhteisenä tekijänä kaikille muutoksille on se, että Katrina on saatu mukautettua hyvin uuteen hallintorakenteeseen.

Katrina kasvaa Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan mukana

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan historiassa on ollut vuosien varrella käytössä monenlaisia seurakunnan hallintorakenteita. Seurakuntatalouteen on myös liittynyt seurakuntia eri ajankohtina. Yhteisenä tekijänä kaikille muutoksille on se, että Katrina on saatu mukautettua hyvin uuteen hallintorakenteeseen.

Katrina hankittiin vuonna 2008 silloiseen Mikkelin seurakuntayhtymään. Käyttöönotto ei ollut suuri mullistus, koska käytössä oli jo aiemmin ollut sähköinen varausjärjestelmä. Tuomiorovastin sihteeri Eija Lehtonen on alusta lähtien toiminut Katrinan ylläpitäjänä.

Seurakuntayhtymässä oli alusta alkaen periaatteena, että kaikki työntekijät kirjaavat Katrinaan kaikki työhön liittyvät tilaisuudet. Kaikille annettiin ohjelmaan heti laajat käyttöoikeudet, joiden avulla työntekijät on sekä vastuutettu että velvoitettu käyttämään Katrinaa.

Vuoden 2013 alusta lähtien seurakuntayhtymä purettiin ja tilalle muodostettiin yksi seurakunta, Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta. Tässä vaiheessa uuteen seurakuntaan liittyi myös uusia, yhtymän ulkopuolisia seurakuntia. Seurakunnan alue on laaja, esimerkiksi Suomenniemelle on Mikkelin keskustasta matkaa 70 km. Ilman Katrinan olemassaoloa asioiden hoito vaatisi erittäin paljon puhelin- ja sähköpostiliikennettä.

”Koska meille tuli työalapohjainen organisaatio, niin työntekijöiden täytyy löytyä Katrinasta oman työalansa henkilöryhmästä.”

Uuden tuomiokirkkoseurakunnan perustamisvaiheessa Katrinassa ryhmiteltiin työntekijät ja tilat täysin uudenlaiseksi, seurakunnan työalapohjaisen hallintorakenteen mukaisiksi ryhmiksi. Tällöin Katrinaan tehtiin työntekijöiden osalta jaottelu, jossa jokainen työntekijä on oman työalansa työntekijöiden kanssa samassa ryhmässä. Tilat taas ovat omissa ryhmissään, esimerkiksi kirkot ja leirikeskukset omissa ryhmissään. Työntekijöitä ja tiloja ryhmitteleviä pääryhmiä on yhteensä lähes 20, mutta tärkeintä on että saman alan työntekijät löytävät lähimmät työkaverit helposti ohjelmasta. Samaan tapaan myös esimerkiksi samankaltaiset tilat on helppo tällä järjestelyllä ohjelmasta löytää. Katrinaan tehty muutos selkeytti työntekijöille seurakunnan uutta hallintorakennetta.

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnassa on noin 140 työntekijää, joille kaikille on annettu lähes identtiset, laajat käyttöoikeudet. Vaikka työntekijä- ja tilaryhmiä on paljon, ovat kaikki työntekijät samalla viivalla, koska kaikilla on oikeudet myös muihin kuin omaan ryhmään. Kun käyttöoikeudet ovat lähes samanlaiset kaikilla työntekijöillä, on esimerkiksi varausten muuttamiseen oikeus kaikilla työntekijöillä. Laajojen oikeuksien antamisen kautta työntekijät ovat myös vastuussa oman kalenterinsa ja omien tilaisuuksien ylläpitämisestä Katrinassa.

Varauksen tekijä voikin varata mukaan kaikki työntekijät, jotka haluaa mukaan kutsua. Kutsun vastaanottanut voi käydä itsensä varauksesta poistamassa, mikäli hän ei pääse palaveriin osallistumaan. Myös esimerkiksi papit voivat vuorojen suunnittelun jälkeen keskenään vaihtaa vuoroja.

Eija Lehtonen on toiminut alusta lähtien Katrinan ylläpitäjänä. Uusien käyttäjien mukaan tullessa on pyritty järjestämään myös ohjelmiston sisäisiä koulutuksia. Eija itse puolestaan on ollut mukana Katrina Pro –kurssilla. Työntekijöiden kesken on Katrinaan tehty pelisäännöt, jotka toimivat myös tukena uuden työntekijän perehdyttämisessä Katrinaan.

”Jotenkin tuo ohjelma mun logiikkaan vaan niin hyvin pamahtaa, että ei mulla ole koskaan ollut sen kanssa mitään ongelmia.”

Sihteerin työssään Eija tekee vuosittaisen tilastoinnin kirkkohallitukselle Katrinan kautta. Kävijämäärän lisääminen tapahtumiin on merkittävässä osassa tilastojen saamiseksi ohjelmasta. Vuoden mittaan Eija käy katsomassa silloin tällöin varauksia nähdäkseen onko kävijämäärät niihin lisätty. Vuoden mittaan tehdyillä muutamilla tarkastuksilla helpotetaan seuraavan vuoden tammikuun tilastoiden tekoa.

Lue muita Katrinan asiakastarinoita

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan historiassa on ollut vuosien varrella käytössä monenlaisia seurakunnan hallintorakenteita. Seurakuntatalouteen on myös liittynyt seurakuntia eri ajankohtina. Yhteisenä tekijänä kaikille muutoksille on se, että Katrina on saatu mukautettua hyvin uuteen hallintorakenteeseen.

Lue lisää

Raision seurakunta

Raision seurakunnalla oli toiveissa selkeä varauskirjajärjestelmä, joka vähentää työntekijöiden sähköposti- ja puhelinliikennettä. Oikeat ihmiset piti saada organisoidummin oikeisiin tiloihin ja tilaisuuksin, niin ja vielä oikeaan aikaankin.

Lue lisää

Savonlinnan seurakunta

Savonlinnan seurakunta otti Katrinan käyttöön vuonna 2006, kun yhteisen kalenteriohjelman tarve tuli välttämättömäksi. Yhteistyötä on tehty naapuriseurakuntien kanssa ohjelmiston tiimoilta alusta asti.

Lue lisää

Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus

Katrina on käytössä lähes jokaisessa Kokkolan, Kalajoen ja Raahen rovastikunnan 22 seurakunnassa. Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskuksen tietohallintopäällikkö Markus Tuomi on auttanut hankinnoissa. Yksi yleisin hankintaperuste on ollut Katrinan joustavuus.

Lue lisää

Jyväskylän seurakunta

Jyväskylän seurakunta otti Katrina varausjärjestelmän käyttöönsä vuonna 2004. Hankintaa oli alusta lähtien tekemässä IT-alueen päällikkö Jouko Tokkari.

Lue lisää

Järvenpään seurakunta

Järvenpään seurakunta ei tyytynyt Katrinan kalenteri- ja muihin perusominaisuuksiin. Seurakunta halusi nykyaikaistaa kertaheitolla henkilöstönsä työrutiinit ja otti syksyllä 2014 käyttöön myös useimmat järjestelmän lisäominaisuudet.

Lue lisää