Raision seurakunta

Raision seurakunta sai Katrinasta selkeän toiminnanohjausjärjestelmän

Raision seurakunnalla oli toiveissa selkeä varauskirjajärjestelmä, joka vähentää työntekijöiden sähköposti- ja puhelinliikennettä. Oikeat ihmiset piti saada organisoidummin oikeisiin tiloihin ja tilaisuuksin, niin ja vielä oikeaan aikaankin.

”Entisessä varauskirjassa näkyivät vain tilaisuudet ja niissä työvuoroissa olevat henkilöt. Vain muutama ihminen päivitti ohjelmaa. Katrinassa on uutta se, että siinä ovat mukana kaikkien työntekijöidemme henkilökalenterit. Merkkaamme kalenteriin myös henkilökohtaiset menomme, jotta näemme ajantasaisesti, milloin kukakin on työvuorossa ja paikalla”, kertoo kirkkoherransihteeri Sirpa-Liisa Tuominen.

Toimintatapa helpottaa esimerkiksi ajankohtien haarukointia sisäisille palavereille.

”On kätevää, että voimme myös tarkistaa pappien kalentereista onko heitä paikalla, jos joku seurakuntalaisista haluaa keskusteluapua”, kuvailee Tuominen.

Tiedot pysyvät järjestyksessä

Monipuolinen kalenteri helpottaa tilaisuuksien ja ihmisten oikea-aikaista buukkaamista. Tapahtumiin voi myös tehdä tarjoiluvarauksia, jotka välittyvät suoraan keittiöön.

Katrina ei kuitenkaan ole pelkästään varauskirja, vaan se on toiminnanohjausjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa monia muitakin arkisia työrutiineja. Käyttö onnistuu laiteriippumattomasti, myös mobiilisti kännykällä.

”Kännykällä voi kirjautua töihin, ja työaikatiedot kulkevat Katrinan kautta suoraan palkanlaskijalle. Katrinan kautta lähetämme myös sisäisiä tiedotteita. Tiedottaja saa tapahtumien tiedot lehteen ja kotisivuille Katrinasta, niitä ei tarvitse erikseen hänelle koota”, kertoo Tuominen.

Sisäisten toimintojen lisäksi Katrina on helpottanut seurakuntalaisten palveluja.

”Kerhoihin ja leireille voi nyt ilmoittautua netissä, enää ei tarvita paperisia lomakkeita”, sanoo Tuominen.

Nykyaikaista työskentelyä

Plussaa on, että Katrinan toiminnot ovat valmiiksi seurakuntatyössä käytetyillä nimillä.

”Esimerkiksi varaustyypit eli papit ja kanttorit sekä muut nimet ovat samoja, joita mekin käytämme päivittäisessä työssämme. Toki myös hieman itsekin räätälöimme nimiä, jotta ne ovat vielä enemmän näköisiämme”, toteaa Tuominen.

Kaiken kaikkiaan Katrina on Tuomisen mielestä hyvin monipuolinen järjestelmä, joka mahdollistaa nykyaikaiset työskentelytavat.

”Katrinan avulla voimme pitää seurakuntatyöhön liittyvät tiedot ajan tasalla ja järjestyksessä. Katrina auttaa hallitsemaan arkeamme. Ilman Katrinaa pitäisi varmaankin palata perinteiseen kynä ja ruutuvihko -menetelmään”, kauhistelee Tuominen.