Savonlinnan seurakunta

Asko Taskinen kertoo, että tuolloin ei vielä ollut seurakuntien yhdistymisiä ja Savonlinnan seurakunta oli tähän päivään verrattuna pieni. Yhteistyötä naapuriseurakuntien kanssa tehtiin ohjelmiston tiimoilta alusta asti.

Pohjatyön ohjelmiston hankintaa varten teki Savonlinnan seurakunta. He vertasivat eri vaihtoehtoja, ja lopullinen päätös tehtiin Katrinan ja erään toisen ohjelmistotoimittajan välillä. Asko Taskinen järjesti tuolloin esittelytilaisuuden, jossa tarjoajat pääsivät esittelemään sekä ohjelmiston että tarjouksensa.

Asko kertoo, että Katrinan kohdalla hän vakuuttui esittelijän ammattitaidosta ja oman ohjelmiston tietämyksestä. Ohjelmistosta käytiin läpi toimintoja tarvittaessa aivan käytännön tasolla; mitä ohjelmassa milloinkin tapahtuu. Samalla selvisivät ohjelmiston lukuisat eri muokkausmahdollisuudet ja toimittajan halukkuus tehdä tuotekehitystä. Käytännössä ohjelmiston kehitystyö heidän tarpeisiinsa alkoi tuosta hetkestä.

”Katrinan esittelijän myyntipuhe oli niin vakuuttava, ettei se jättänyt vaihtoehtoja”

M&V Software valittiin ohjelmiston toimittajaksi joustavuuden, hinnoittelun ja toiminnallisuuksien vuoksi. Hinnoittelussa Katrina oli kilpailijoihin verrattuna ainoa, jonka hinta oli kohdallaan.

”Kilpailevien ohjelmistotoimittajien kanssa on jouduttu maksamaan erikseen kehitysmaksuja, joilla on saatu mukaan joku tietty toiminto. Katrinan kohdalla ohjelmistosta koituvat kulut on aina etukäteen tiedossa, mitään yllätyslaskuja ei tule. Hinnoittelu on reilu.”

Käyttöönotto

Hankintapäätöksen jälkeen Savonlinnassa perustettiin Katrina-kimppa. Kimppaan houkuteltiin mukaan alueen lähiseurakuntia ja pyrittiin luomaan mahdollisimman järkevä kokonaisuus heti alusta lähtien. Käyttöönotto tehtiin rivakkaan tahtiin. Pelisääntöjen luonnin ja ohjelmiston asetuksien säätämisen jälkeen tuote saatiinkin käyttöön.

Asko Taskinen mainitsee, että yleensä alkuvaiheessa suurin haaste uuden järjestelmän kanssa on muutosvastarinta. On tärkeää tehdä kaikki huolella ja yhteisten pelisääntöjen mukaan heti alusta pitäen, jotta ohjelmiston tuomat hyödyt saavutettaisiin. Esimerkiksi Katrina ohjelmistojen tilastointiominaisuuksien tehokas hyödyntäminen vaatii sen, että jokainen käyttää ohjelmistoa sovitulla tavalla.

Koulutukset ja tukipalvelut

Katrina ohjelmistojen tarkoituksena on palvella työntekijöitä monipuolisesti ja helpottaa heidän työtaakkaansa. Käyttäjien tyytyväisyys kasvaa sitä mukaa, kun ohjelman käytön tuomat hyödyt huomataan. Alkuvaiheessa koulutusten merkitys onkin suuri, jolloin saadaan luotua perus tietotaito työyhteisössä. Ohjelman tehokasta käyttöä pystytään ylläpitämään säännöllisillä kertauskoulutuksilla: ”Koulutuksia pidettiin käyttöönoton jälkeen ensimmäisten vuosien aikana säännöllisesti, jonka jälkeen niissä oli pidempi tauko. Tauko koulutuksissa aiheutti muutamassa vuodessa ongelmia, jonka myötä tarvittiin uudelleen virittäytyminen vuonna 2012”, Asko Taskinen sanoo.

Johtajuus määrittää suunnan. Yhteiset pelisäännöt ja niistä kiinnipitäminen on avain ohjelmiston hyötyjen tehostamiseen. Esimiehet näyttävät esimerkillään suunnan – asenne ratkaisee: Jos esimiestasolla lepsuillaan, ei ohjelmiston oikeaoppinen ja tehokas käyttö jää myöskään rivihenkilöstön tasolla rutiiniksi!

Asko Taskinen on tyytyväinen järjestettyihin koulutuksiin. Koulutuksen sisältö on etukäteen muokattu seurakunnan sen hetkisten tarpeiden mukaiseksi. Samalla on saatu vastaukset mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Koulutusten aikana on myös läpikäyty ohjelman kehityskohteita ja saatu vastaus siihen, miksi joku asia on toteutettu näin. Nämä keskusteluhetket ovat avanneet ohjelman logiikan käyttäjille aivan uudessa valossa. Taskisen mukaan on tärkeää saada aina kaikki mukaan koulutuksiin, jotta sovitut toimintatavat tulevat opetelluiksi, kerratuiksi ja kaikkien tietoon.

Taskinen kehuu, että tukipalveluiden osalta käytännöt ovat olleet joustavia ja sieltä on aina saatu apua riittävän nopeasti. Positiivista on myös se, että palautteen myötä tuote kehittyy jatkuvasti eteenpäin.

Katrina käytännön työssä

Seurakunnilla on oma tapansa toimia ja ohjelmistotoimittajan rooliin on kuulunut oppia seurakuntien toimintaympäristö. Katrina-ohjelmistoja kehitetäänkin jatkuvasti yhteistyössä seurakuntatyötä tekevien henkilöiden kanssa, jonka avulla ohjelmistosta on saatu kehitettyä erinomaisesti asiakkaan tarpeet täyttävä. Savonlinna on ollut mukana ns. pilottiasiakkaana kehittämässä uusia lisäosia, jonka kautta Asko Taskinenkin on päässyt osaksi kehitystyötä.

Katrina on ollut myös koko historiansa ajan erittäin toimintavarma. Vuosien varrelle mahtuu ainoastaan muutama käyttökatko, jotka nekin on ratkaistu nopeasti.

Vuonna 2013 Katrina ohjelmistoon tehtiin iso versiopäivitys, jonka myötä myös toimintalogiikkaan tuli pieniä muutoksia:

”Käyttöliittymän uudistamisen myötä tulleeseen ohjelmiston värimaailman muutokseen eivät kaikki olleet lainkaan innostuneita. Muutokset ohjelmistossa olivat myös alkuun joillekin negatiivinen asia, koska ohjelmisto oli toiminut täysin samalla logiikalla alusta saakka. Pienen totutteluvaiheen jälkeen voidaan sanoa, että uusi versio on huomattavasti selkeämpi ja kivempi käyttää. Ulkonäkö on myös päivitetty modernimmaksi, ja ajan tasalle.”

Katrinan kehitysprosessi on aina mennyt toiminnallisuudet ja käytettävyys edellä, ulkonäkö perässä. Asko Taskinenkin tähdentää vielä loppuun, että kyseessä on kuitenkin edelleen työkalu: ”Tärkeintä on, että se toimii”.