Tampereen seurakuntayhtymä

Tampereen seurakunta otti keväällä 2019 käyttöönsä Katrina-toiminnanohjausjärjestelmän. Millainen rooli Katrinalla on seurakuntien digitalisaatiossa ja kuinka järjestelmä toimii suuren seurakuntayhtymän käytössä?

Tampereen seurakuntayhtymä luottaa Katrinaan

Katrinan käyttäjäjoukko sai hiljattain uuden jäsenen, kun Tampereen seurakuntayhtymä otti kevään aikana järjestelmän käyttöönsä. Yhteensä 5 seurakuntaa ja noin 150 000 seurakuntalaista kattava yhtymä on yksi Suomen suurimmista seurakuntayhtymistä, joka tarvitsee päivittäisessä käytössään tehokasta ja helppokäyttöistä järjestelmää, jonka avulla se saa hoidettua kaikki tarvittavat asiat.

Katrina on ollut vahvasti läsnä seurakuntien arjen pyörittämisessä jo lähes 20 vuotta. Näiden vuosien aikana järjestelmää on kehitetty jatkuvasti yhdessä seurakuntien kanssa, jotta sen ominaisuudet palvelisivat käyttäjiä mahdollisimman hyvin. Seurakuntamaailman muutosten seurannan ja niihin nopean reagoinnin lisäksi Katrinan tavoitteena on olla myös aktiivinen toimija, joka tarjoaa seurakunnille hyödyllisiä digitaalisia työkaluja tulevaisuuden tarpeisiin.

Yksi koko seurakuntamaailman tulevaisuuden haasteista onkin digitaalisten asiointikanavien kehittäminen, joiden kautta seurakunta pystyy helposti tavoittamaan jäseniään. Tällöin myös jäsenten asiointi seurakunnan kanssa tulisi helpommaksi elämän tärkeissä asioissa, kuten vaikkapa kirkon varaamisessa.

 – Sähköinen asiointi on yksi meille tärkeä asia. Siihen olemmekin valmiita panostamaan, että saisimme lisää sähköisiä kanavia seurakunnan käyttöön. Näin rakentuisi selkeä systeemi, jonka kautta seurakuntaan kuuluvat henkilöt voisivat varata kirkon häihin esimerkiksi kotisohvalta käsin, miettii Tampereen seurakuntayhtymän tietohallintopäällikkö Keijo Pulkkinen.

Keskeistä onkin luoda osallistava ilmapiiri seurakunnan, vapaaehtoisten ja kaikkien jäsenten välille. Tällaisen ilmapiirin luominen ja ylläpito vaatii kuitenkin viestintää, joka puolestaan tapahtuu nykyisin pitkälti mobiilissa. Katrinan kehityksessä on huomioitu mobiilin merkityksen jatkuva kasvu. Vuoden 2019 loppupuolella saammekin todistaa uuden Katrina mobiilisovelluksen käyttöönottoa, jonka ansiosta myös Tampereen seurakuntayhtymä saa yhden tärkeän työkalun viestintäänsä.

Katrinan käyttöönotto ja käyttö seurakuntayhtymässä

Tampereen seurakuntayhtymän osalta Katrinan käyttöönotto tapahtui vuoden 2019 kevään aikana, juuri sopivasti ennen kesälomien alkua. Uuden järjestelmän käyttöönotto on aina helpoimmillaankin iso prosessi, joka vaatii henkilöstöltä kärsivällisyyttä ja tahtoa oppia käyttämään uutta, toimintaa entisestään helpottavaa järjestelmää. Noin 500 työntekijää kattavan Tampereen seurakuntayhtymän tapauksessa kyse ei siis ollut aivan pienestä muutoksesta muutaman työntekijän arkirutiineihin.

Käyttöönoton sujuvuudessa on paljon kyse myös järjestelmän toimittajan ja asiakkaan välisestä toimivasta vuoropuhelusta. Pelkkä asiakkaan into oppia uutta ei välttämättä riitä, jos järjestelmän toimittaja ei ole valmis olemaan joustava ja kuuntelemaan kunkin asiakkaan henkilökohtaisia tarpeita järjestelmän suhteen. Tampereella prosessin kulkuun on oltu kokonaisuutena tyytyväisiä.

– Henkilöt, jotka ehkä alussa painivatkin uuden järjestelmän kanssa, muistavat kyllä tuskansa purkamisen jälkeen aina todeta, että kyllä tämä hyvä järjestelmä on. Vaikka se onkin ollut käytössä meillä vasta muutaman viikon, naurahtaa Pulkkinen.

Useat koulutuksissa käsitellyt teemat liittyivät Katrinan luomaan avoimeen ja tehokkaaseen organisaatiokulttuuriin. Järjestelmä ei ole pelkästään hallinnon toimihenkilöiden työkalu, vaan se on jokaisen seurakunnan työntekijän päivittäinen apuväline. Järjestelmän avulla jokainen työntekijä voi tehdä varauksia, joiden tiedot päivittyvät suoraan henkilö- ja tilakalentereihin. Päivittäinen työaikakirjaus on puolestaan mahdollista tehdä Katrina mobiilissa, josta tiedot siirtyvät suoraan järjestelmään.

Varauksien ja tuntikirjauksien osalta Katrinan käyttö seurakuntayhtymässä ei juuri eroa verrattuna pienempien seurakuntien käytäntöihin. Seurakuntayhtymän hallinnollinen asema suhteessa alueen seurakuntiin aiheuttaa kuitenkin tiettyjä erityistarpeita myös käytettävälle järjestelmälle. Pulkkinen näkee, että myös näiden vaatimuksien osalta Katrina täyttää paikkansa sujuvasti.

– Ehdottomasti voin kyllä suositella Katrinaa myös isoille organisaatioille. Meidänkin kokoinen yhtymä tuntuu toimivan ihan näppärästi tällaisen järjestelmän avulla.

Artikkelin kuva: Tuomas Koskialho

Kuvaaja: Tuomas Koskialho

Lue muita Katrinan asiakastarinoita

Tampereen seurakuntayhtymä

Tampereen seurakunta otti keväällä 2019 käyttöönsä Katrina-toiminnanohjausjärjestelmän. Millainen rooli Katrinalla on seurakuntien digitalisaatiossa ja kuinka järjestelmä toimii suuren seurakuntayhtymän käytössä?

Lue lisää

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan historiassa on ollut vuosien varrella käytössä monenlaisia seurakunnan hallintorakenteita. Seurakuntatalouteen on myös liittynyt seurakuntia eri ajankohtina. Yhteisenä tekijänä kaikille muutoksille on se, että Katrina on saatu mukautettua hyvin uuteen hallintorakenteeseen.

Lue lisää

Raision seurakunta

Raision seurakunnalla oli toiveissa selkeä varauskirjajärjestelmä, joka vähentää työntekijöiden sähköposti- ja puhelinliikennettä. Oikeat ihmiset piti saada organisoidummin oikeisiin tiloihin ja tilaisuuksin, niin ja vielä oikeaan aikaankin.

Lue lisää

Savonlinnan seurakunta

Savonlinnan seurakunta otti Katrinan käyttöön vuonna 2006, kun yhteisen kalenteriohjelman tarve tuli välttämättömäksi. Yhteistyötä on tehty naapuriseurakuntien kanssa ohjelmiston tiimoilta alusta asti.

Lue lisää

Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus

Katrina on käytössä lähes jokaisessa Kokkolan, Kalajoen ja Raahen rovastikunnan 22 seurakunnassa. Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskuksen tietohallintopäällikkö Markus Tuomi on auttanut hankinnoissa. Yksi yleisin hankintaperuste on ollut Katrinan joustavuus.

Lue lisää

Jyväskylän seurakunta

Jyväskylän seurakunta otti Katrina varausjärjestelmän käyttöönsä vuonna 2004. Hankintaa oli alusta lähtien tekemässä IT-alueen päällikkö Jouko Tokkari.

Lue lisää

Järvenpään seurakunta

Järvenpään seurakunta ei tyytynyt Katrinan kalenteri- ja muihin perusominaisuuksiin. Seurakunta halusi nykyaikaistaa kertaheitolla henkilöstönsä työrutiinit ja otti syksyllä 2014 käyttöön myös useimmat järjestelmän lisäominaisuudet.

Lue lisää